Trong mỗi doanh nghiệp Logistics lớn nhỏ, Procurement (mua hàng) là khâu đầu tiên trong quá trình sản xuất và kinh doanh dịch vụ của mình. Đây cũng là một trong những khâu quan trọng nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguyên vật liệu thiết yếu để phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh các dịch vụ
Khi mua hàng, doanh nghiệp cần chú ý đến một vài thông tin và danh mục công việc mua hàng. Những yêu cầu chung này được cô đọng lại và được gọi là “5 đúng”: mua đúng chất lượng nguyên liệu, đúng lúc, đúng số lượng, đúng giá và đúng nguồn.



Tuy nhiên, hoạt động Procurement cũng tiềm tàng những rủi ro có thể gây nên những trì hoãn và làm giảm hiệu quả chuỗi cung ứng. Nghiêm trọng hơn có thể ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp. Nhận thức được vấn đề trên, CJ GMD giới thiệu đến các bạn 4 rủi ro đi kèm những giả pháp chung trong Procurement mà doanh nghiệp cần nắm bắt và xây dựng kế hoạch cải thiện, phát triển.

1. Supplier or brand specification (Đặc điểm nhà cung cấp hoặc thương hiệu): Một trong những vấn đề chính của quá trình mua sắm là đặc điểm của nhà cung cấp hoặc thương hiệu sản phẩm. Nếu các thông số kỹ thuật không được xác định rõ ràng, hoặc nhà cung cấp không đáp ứng được các yêu cầu này, thì quá trình mua sắm có thể bị gián đoạn và kéo dài hơn.

Giải pháp: Đặt ra các yêu cầu cụ thể và chi tiết về nhà cung cấp hoặc thương hiệu mà họ đang tìm kiếm. Các yêu cầu này có thể bao gồm độ chính xác, giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và các yêu cầu về bảo hành. Việc đưa ra các yêu cầu này sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và đưa ra quyết định chính xác hơn.

2. Inadequate supplier selection (Lựa chọn nhà cung cấp không đủ) : Sự lựa chọn không đúng hoặc không đủ nhà cung cấp cũng là một vấn đề. Nếu không có quy trình đánh giá nhà cung cấp đầy đủ và chính xác, hoặc nếu nhà cung cấp được chọn không đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn của công ty, quá trình mua sắm sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Giải pháp: nên đảm bảo rằng họ đã tìm kiếm và lựa chọn được các nhà cung cấp phù hợp trước khi bắt đầu quá trình mua sắm. Điều này có thể được đạt được bằng cách tiến hành nghiên cứu và đánh giá các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định lựa chọn.

3. Insufficient contracting experience (Kinh nghiệm ký hợp đồng không đủ) : Việc ký hợp đồng là một phần quan trọng trong quá trình mua sắm, nhưng nếu công ty thiếu kinh nghiệm hoặc kiến thức về hợp đồng, họ có thể bị mắc kẹt trong các điều khoản không thể hiện đầy đủ các yêu cầu và đặc điểm mà công ty đang tìm kiếm, hoặc rủi ro hợp đồng.

Giải pháp: Công ty nên có các chuyên gia hoặc luật sư hợp đồng để đảm bảo rằng họ có đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm để đưa ra các điều khoản và điều kiện hợp đồng đầy đủ và chính xác. Các chuyên gia này có thể giúp đảm bảo rằng các hợp đồng được thực hiện một cách đúng đắn và hiệu quả.

4. Administrative organization (Tổ chức hành chính) : Một vấn đề chính khác trong quá trình mua sắm là khi công ty không có tổ chức hành chính đúng đắn để thực hiện quá trình này. Việc thiếu sự quản lý và tổ chức có thể dẫn đến việc mất thời gian, tài nguyên và tiền bạc, hoặc thiếu sự hiệu quả trong quá trình mua sắm.

Giải pháp: Công ty nên có một tổ chức hành chính đúng đắn và có thể đảm bảo rằng quá trình mua sắm được thực hiện một cách hiệu quả. Tổ chức này nên đảm bảo rằng có đủ tài nguyên và nhân lực để đảm bảo rằng quá trình mua sắm được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.