15 năm trước, nhắc đến kho hàng là nhắc đến những nơi chất đầy hàng hoá, bụi bặm và cách xa trung tâm thành phố. Người quản lý kho ngày đó thường được gọi là thủ kho, hàm ý chỉ người trông coi hàng hoá trong kho, bảo đảm hàng hoá được lưu trữ an toàn, tránh thất thoát. Thủ kho ngày ấy thực hiện các công việc kiểm đếm nhập xuất, soạn hàng, quản lý tồn kho chủ yếu thông qua trí nhớ và kinh nghiệm. Không quá ngạc nhiên khi có những anh chị thủ kho có thể nhớ chính xác tới hàng trăm mã hàng, nhận diện chúng nhanh gọn chỉ thông qua mắt nhìn. Kinh nghiệm và trí nhớ là hai yếu tố tạo nên thương hiệu người thủ kho nhiều năm về trước, nhưng cũng chính là nguyên nhân khiến cho kho hàng tê liệt hoạt động khi “các anh quản lý kho” này chẳng may “vắng nhà”. Hàng hoá không ai biết để đâu, nhận diện như thế nào, các công việc nhập xuất theo đó mà bị đình trệ. Cái lệ “thủ kho to hơn thủ trưởng” cũng từ đó mà thành.
Ngày nay, các yêu cầu về quản lý kho hàng đã thay đổi và khác hơn rất nhiều. Số lượng đơn hàng nhiều hơn, danh mục sản phẩm đa dạng hơn, phức tạp hơn. Câu chuyện một kho hàng phải xử lý hàng ngàn, thậm chí hàng trăm ngàn đơn hàng/ ngày đã dần trở nên hết sức bình thường. Bên cạnh các nhà kho cũ, các trung tâm phân phối hiện đại, chất lượng tiêu chuẩn, nằm bên rìa thành phố cũng đã được xây dựng và đem vào khai thác ngày một nhiều. Các hoạt động diễn ra trong các trung tâm này không đơn thuần chỉ là nhập - xuất - tồn thông thường mà còn có các dịch vụ giá trị gia tăng, hoạt động chia chọn hàng hoá, xử lý hàng return, quản lý serial sản phẩm..vv.. Tất cả các hoạt động đó đòi hỏi đều phải được quản lý chi tiết bằng các giải pháp công nghệ thông tin và kiểm soát chặt chẽ thông qua các tiêu chuẩn về an toàn (an toàn PCCC, an toàn vận hành, môi trường, sức khoẻ…vv..). Chính những những yêu cầu đó vô hình trung đòi hỏi người quản lý kho ngày nay phải thực sự thay đổi, cả về tư duy lẫn kỹ năng làm việc.

1. Nắm vững và cải tiến quy trình vận hành kho

Quy trình vận hành (SOP hay Standard Operating Procedure) được viết ra để mô tả tất các bước cần thực hiện trong hoạt động nhập xuất hàng hoá và quản lý tồn kho. Nắm vững tất cả quy trình này mặc nhiên là nhiệm vụ cơ bản của người quản lý kho. SOP là cơ sở để các Warehouse Manager/ Distribution Center Manager giám sát và đảm bảo các hoạt động vận hành diễn ra trơn tru, theo đúng trình tự và đồng nhất. SOP cũng là một trong các tài liệu quan trọng (bên cạnh bản hướng dẫn công việc WI/ Work Instruction), được quản lý kho thường xuyên sử dụng để đào tạo cho các nhân viên mới. Việc tất cả các nhân sự trong kho hàng đều hiểu và cùng tuân thủ theo một hệ thống SOP đã thống nhất, giúp cho các bước làm việc không bị chồng chéo, các vị trí trong kho tránh ngẫu nhiên tạo thêm việc cho nhau, tổng thể vận hành trở nên hiệu quả và đạt năng suất tốt.
 
Bên cạnh việc nắm vững, đảm bảo đội ngũ vận hành tuân thủ SOP thì các hoạt động cải tiến liên tục, nghĩa là sẵn sàng cho các sự thay đổi để điều chỉnh lại quy trình hiện hữu cũng là hết sức quan trọng. Đây cũng là yếu tố giúp hoạt động của kho hàng đủ linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu mới từ khách hàng và cũng là sự khác biệt cốt lõi trong tư duy người quản lý kho thế hệ mới. “Agile” có lẽ sẽ là “Key Word” mô tả ngắn gọn chân dung các Warehouse Manager/ Distributioin Center Manager ngày hôm nay - luôn luôn tìm tòi, suy nghĩ để nâng cao hiệu suất thông qua các cải tiến và điều chỉnh cần thiết. Các cải tiến hay điều chỉnh này không diễn ra tự phát và manh mún, nó được xem xét áp dụng một cách đồng bộ và có tính tổ chức. Hiểu đơn giản là các quản lý kho sẽ nghiên cứu, cập nhật toàn bộ những sự thay đổi vào SOP và tiến hành đào tạo, hướng dẫn cho toàn thể đội ngũ vận hành, giúp đảm bảo tất cả nhân sự đều hiểu đúng, hiểu đủ. Từ đó việc áp dụng các cải tiến được tiến hành đồng bộ, không gây “confuse” và chồng chéo lên các bước làm cũ.

2. Quản lý tồn kho & các tài sản trong kho hàng

Tồn kho là cốt lõi của một kho hàng. Và quản lý tồn kho là một trong các nhiệm vụ phải có và phải làm tốt của một nhà quản lý kho chuyên nghiệp. Về cơ bản, quản lý kho cần đảm bảo các hoạt động khai thác phải đặt trong sự kiểm soát, tránh gây sai lệch tồn kho. Vấn đề định nghĩa sai lệch tồn kho cũng cần phải thay đổi theo những quy chuẩn mới, nó không chỉ dừng lại ở mức độ đảm bảo đúng về tổng số lượng theo các mã hàng trong kho mà còn phải đúng cả về Lot/ Batch và chính xác theo từng vị trí chứa hàng. Việc tồn kho theo vị trí bị sai lệch có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất picking và gây ra nhiều lãng phí về mặt nguồn lực vận hành. Tồn kho bị sai lệch về Lot/ Batch cũng dẫn tới các nguy cơ hàng hoá bị “trượt date”, chất lượng hàng giao tới cho khách hàng không được đảm bảo và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Bên cạnh vấn đề tồn kho hàng hoá, việc các kho hàng hiện đại ngày nay được trang bị rất nhiều trang thiết bị vận hành, dẫn đến nhu cầu quản lý khối lượng lớn các tài sản (thuê hoặc đầu tư). Các tài sản thường thấy ở những kho hàng có thể kể tới như: hệ thống kệ chứa hàng (racking), xe nâng (MHEs), bình sạc, pallet, các thiết bị phát sóng wifi, RF scanner, máy tính, các nguyên phụ liệu tiêu hao (dây, màng co, băng keo, thùng carton rỗng)..vv.. Việc quản lý các tài sản này một cách chính xác, minh bạch, không gây thất thoát cũng đặt ra những áp lực không nhỏ đối với nhà quản lý kho. Song song với nhiệm vụ đảm bảo chính xác số lượng tài sản thì còn phải định kỳ kiểm tra, bảo trì, đảm bảo các trang thiết bị hoạt động ổn định và khai thác tốt.

3. Thành thạo trong việc sử dụng phần mềm quản lý kho WMS, khai thác và xử lý dữ liệu

Hoạt động khai thác kho ngày nay trở nên rất phức tạp và các công cụ cũ như Excel, Word, Access dần bộc lộ những hạn chế, hay nói cách khác là không còn đủ khả năng đáp ứng. Khối lượng dữ liệu nhập xuất tại một kho hàng lớn có thể lên tới hàng triệu giao dịch/ ngày. Hàng hoá yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng thuộc tính (Lottable) và tác nghiệp handling (Receipt, Internal Moving, Picking, Packing, Dispatching & Internal Transfer). Song song với đó là những nhu cầu về tối ưu hoá năng suất thông qua các chiến lược cất hàng, soạn hàng đặc thù. Và việc sử dụng WMS dĩ nhiên được xem là tất yếu. Nhờ có WMS và một quy trình vận hành được triển khai bài bản, cái lệ “thủ kho to hơn thủ trưởng” dần bị xoá bỏ. Việc vận hành của một kho hàng giờ đây không cần phải phụ thuộc vào bất cứ cá nhân nào. “Hàng hoá lưu ở đâu?” đã có dữ liệu chi tiết theo từng pallet, từng vị trí trên hệ thống. “Cách nhận biết mã hàng thế nào?” đã có barcode và RF scanner hỗ trợ. Công việc của người quản lý kho gói gọn là nắm vững các quy trình nghiệp vụ trên WMS để sẵn sàng xử lý các nhu cầu phát sinh trong quá trình làm việc hàng ngày như: chạy và xem báo cáo, kiểm tra tồn kho, kiểm tra tình trạng nhập xuất, đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới..vv.. Dựa trên sự hiểu biết về WMS, người quản lý kho cũng có thể chủ động trong việc áp dụng các cấu hình và tính năng có sẵn của hệ thống để đáp ứng nhanh chóng và chính xác các yêu cầu mới từ khách hàng. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn thúc đẩy khả năng đáp ứng linh hoạt trong môi trường kinh doanh nhiều thách thức.
 
Bên cạnh đó, việc sử dụng WMS đồng nghĩa với doanh nghiệp có khả năng ghi nhận đầy đủ các dữ liệu về hoạt động kho. Và ngày nay, chúng ta đều dễ dàng đồng thuận với nhau rằng: dữ liệu là một dạng tài sản số và chúng hoàn toàn có giá trị nếu được khai thác đúng. Người quản lý kho thế hệ mới là người biết cách sử dụng các data từ hệ thống để đảm bảo hàng hoá vừa hiệu quả về mặt vật lý (nhanh, chính xác, chi phí thấp), vừa toàn vẹn và thông suốt về mặt thông tin. Dựa trên dữ liệu, quản lý kho hoàn toàn có thể đánh giá được tình trạng sức khoẻ của kho hàng thông qua phân tích các chỉ số về tồn kho, năng suất xuất nhập, số lượng hàng hoá đã hoặc sắp hết hạn..vv.. Ngoài ra, dữ liệu đủ lớn cũng giúp dự đoán các xu hướng về đơn hàng (thói quen đặt hàng của khách hàng), phân loại được tốc độ handling cho từng loại sản phẩm (slow-moving, normal-moving, fast-moving). Từ đó hình thành cơ sở để ra những quyết định về việc tái sắp xếp các vị trí lưu trữ hàng hoá, thiết lập lại các chiến lược cất hàng, soạn hàng sao cho phù hợp. Sẽ không quá ngạc nhiên khi ngày nay, nhiều quản lý kho có thể sử dụng thành thạo các công cụ truy vấn, xử lý và mô phỏng dữ liệu như: SQL, Python, R, VBA Macro, Power BI, Google Studio và Tableau. Những công cụ này đã và đang thực sự giúp cho công việc vận hành kho (vốn đang ngày càng phức tạp và có nhiều biến số cần giải quyết) được thực hiện một cách bài bản, chính xác, trực quan, có tính logic và kịp thời.

4. Giao tiếp và quản trị, phát triển đội nhóm

Không chỉ hiện tại mà ở bất kỳ giai đoạn nào, vấn đề giao tiếp, quản trị, phát triển đội ngũ luôn vô cùng quan trọng và đặc biệt không hề dễ dàng đối với người trẻ. Tại các trung tâm phân phối mới, không khó để tìm thấy những quản lý kho trẻ, thế hệ cuối 8x - đầu 9x. Áp lực dễ nhận thấy nhất là vấn đề giao tiếp đa đối tượng một cách hiệu quả. Người quản lý kho hàng ngày phải tiếp xúc, làm việc với đội ngũ công nhân, nhân viên kiểm đếm, nhân viên bốc xếp, lái xe nâng, tài xế xe tải cho đến các nhân sự cấp cao hơn như Sale Manager, Procurement Manager, Director và thậm chí là cả khách hàng. Lúc này kỹ năng giao tiếp linh hoạt là vô cùng cần thiết. Ví dụ đơn giản nhưng thực tế: người quản lý kho hàng sẽ tự làm mất thời gian của mình nếu cố gắng lập luận và giải thích một vấn đề bằng ngôn ngữ tiếng anh cho đội ngũ công nhân vận hành trực tiếp, nhưng cũng sẽ rất suồng sã và không chuyên nghiệp nếu trình bày cho khách hàng và đối tác mà không chuẩn bị các slide trình chiếu hay file số liệu hỗ trợ. Việc phân biệt rõ đối tượng cần trao đổi là ai, cần tiếp cận theo phong cách như thế nào, sử dụng ngôn từ ra sao sẽ là yếu tố tiên quyết dẫn đến sự thành công của quá trình giao tiếp.
Vấn đề thứ hai là quản trị và phát triển đội ngũ vận hành. Người quản lý kho cần hiểu rõ kỹ năng và năng lực của từng thành viên để phân công công việc một cách hợp lý. Song song với công tác giao việc, cũng cần luân phiên giám sát, tổ chức đào tạo mới và tái đào tạo hàng tháng, hàng quý cho nhân sự. Việc này đảm bảo các nhân sự trong kho hàng nắm rõ được quy trình làm việc và phối hợp với nhau được hiệu quả. Tiếp theo, quản lý kho cần xây dựng các cơ chế thưởng phạt minh bạch, rõ ràng, công bằng, đề cao yếu tố cốt lõi trong hoạt động kho: đó là tính kỷ luật. Bên cạnh đó, cũng cần thường xuyên đưa ra các hoạt động khuyến khích sự sáng tạo, giúp nhân sự chủ động đưa ra các ý tưởng mới để nâng cao hiệu quả vận hành.

5. Kiểm soát chi phí

Đứng về góc nhìn tài chính: kho hàng nói riêng hay logistics nói chung là “Cost Center”. Việc kiểm soát và tối ưu chi phí kho hàng sẽ giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Về mặt phân loại, chúng ta tạm chia các chi phí trong hoạt động của kho hàng ra thành 02 loại:

• Các định phí: định phí hay chi phí cố định là các chi phí phát sinh ổn định và không biến động theo sản lượng. Các định phí trong kho hàng có thể kể đến như: chi phí khấu hao tài sản cố định, khấu hao hệ thống kệ chứa hàng, khấu hao trang thiết bị RF scanner, wifi, máy tính, chi phí nhân sự hàng tháng trong biên chế, và các khấu hao khác
• Các biến phí: các chi phí biến động theo mức sản lượng vận hành. Các biến phí thường gặp trong kho hàng là: chi phí nhân công thuê ngoài, tăng ca (OT), thuê xe nâng, pallet, chi phí nguyên phụ liệu tiêu hao, chi phí vệ sinh, bảo vệ, điện, nước..vv..

Nhiệm vụ đầu tiên của các quản lý kho là kiểm soát tốt các biến phí, liên tục đưa ra các ý tưởng cải tiến để mức chi phí/ 1 đơn vị xuất nhập được liên tục cải thiện. Để làm được việc này, các quản lý kho cần nắm rõ được cơ cấu các chi phí trong kho hàng mình quản lý, theo dõi sát sao các chi phí hàng tháng và lập tức đưa ra các hành động cắt giảm nếu có bất kỳ khoản chi nào tăng lên bất thường.
Ngoài ra, đối với chi phí cố định, quản lý kho cũng cũng cần có lộ trình cân đối và điều chỉnh hàng quý, hàng năm. Để mở rộng năng lực vận hành và phục vụ tốt hơn các nhu cầu gia tăng, kho hàng bắt buộc phải được đầu tư cơ sở vật chất. Việc đầu tư này sẽ làm phát sinh thêm các định phí. Người quản lý kho cần có những tính toán chi tiết, đưa ra các lộ trình đầu tư và lựa chọn, đề xuất thời điểm đầu tư phù hợp nhằm tối ưu hiệu quả khai thác tài sản. Lúc này, các kỹ năng về phân tích dữ liệu, sự hiểu biết về tài chính và kinh nghiệm vận hành sẽ rất cần thiết và thực sự có “room” để sử dụng.

6. Quản lý rủi ro và phản ứng linh hoạt

Trong bối cảnh kinh doanh nhiều biến động như ngày nay, vấn đề quản lý rủi ro là đặc biệt quan trọng. Nói riêng trong hoạt động kho hàng, doanh nghiệp thường phải đối mặt với các rủi ro như: dịch bệnh, thiếu hụt lao động, thiên tai và đặc biệt là rủi ro cháy nổ. Các sự cố cháy đáng tiếc xảy ra tại các kho hàng và nhà xưởng đặc biệt trong thời gian gần đây đỏi hỏi bất kỳ người quản lý kho nào cũng phải thực sự nghiêm túc trong việc trang bị đầy đủ các kiến thức về phòng cháy chữa cháy, liên tục kiểm tra, đôn đốc các hoạt động tuân thủ an toàn. Bất cứ vụ hoả hoạn nào xảy ra cũng đều gây ra rất nhiều thiệt hại về cả vật chất lẫn uy tín cho doanh nghiệp.
Về rủi ro dịch bệnh, Covid là một trong các ví dụ kinh điển nhất. Các thiên tai dịch bệnh thường khiến kho phải ngưng hoạt động. Quản lý kho cần có các phương án chuẩn bị cho từng kịch bản và tổ chức truyền thông, huấn luyện đội ngũ vận hành, tránh sự lúng túng và bối rối khi rủi ro thực sự xảy ra.
Ngoài ra, đối với các kho hàng có áp dụng WMS và các giải pháp CNTT thì cần đặc biệt chú ý thêm vấn đề về tấn công an ninh mạng. Các thảm hoạ về hệ thống thông tin cũng có thể gây ra các hậu quả đặc biệt nghiêm trọng và làm gián đoạn hoạt động vận hành. Các quản lý kho cần trang bị cho mình các kiến thức về Cyber Security, liên tục truyền thông cho nhân viên (đặc biệt là các nhân sự hàng ngày có truy cập vào hệ thống) hiểu và tuân thủ nghiêm túc các quy chuẩn an toàn. Song song với đó, quản lý kho cũng cần chuẩn bị sẵn các phương án vận hành thủ công để phòng ngừa trường hợp hệ thống ngưng hoạt động trong thời gian dài. Bố trí cho toàn bộ đội ngũ vận hành tập rượt các tình huống phản ứng nhanh khi bị tin tặc tấn công.
Còn rất nhiều các rủi ro khác có thể xảy ra trong hoạt động khai thác kho mà khuôn khổ bài viết này chưa đề cập đến. Nhưng trên hết, người quản lý kho thế hệ mới cần phải liên tục cập nhật cho mình các kiến thức, nâng cao khả năng phản ứng linh hoạt và xử lý vấn đề. Luôn sẵn sàng tâm thế đối mặt với các sự thay đổi và sự cố không thể lường trước, tận dụng kỹ năng và kinh nghiệm để đảm bảo vận hành luôn được duy trì thông suốt và ổn định.

Nguồn:  TEBS Department - CJ Gemadept Logistics